Fondo de caja menor
La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para
manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su
manejo.
Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por
bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas
actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor
que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos
menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.
El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa,
puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será
necesario disponer de un fondo de varios millones.
Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la
implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán
pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar
su monto, no se deben realizar por caja menor.
En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que
llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control
especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza
y responsabilidad para que lo administre.
Constitución del fondo de caja menor
Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y
se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:
110510 100.000
111005 100.000
Reembolso de caja menor
Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado
monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace
entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su
valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.
La contabilización del reembolso será:
51XXXX 80.000
111005 80.000
Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor
solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o
eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un
fondo fijo.
Reembolso
de caja menor y su contabilización
El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada
mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar
inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que
estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que
presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y
realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren
en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado
procedimiento de reembolso de caja menor.
Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar
mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el
momento en que se realice el hecho económico que soportan.
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