Que
es la conciliación bancaria
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y
conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de
ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del
extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual
registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el
giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de
cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta,
hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente
(la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que
se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al
último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide
con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es
preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no
coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos
como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada
uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores
contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la
diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de
los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por
el beneficiario del cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que
el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.
- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y
que la empresa no ha registrado en su auxiliar.
- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la
empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y
valores en el libro auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es
iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto
bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los
movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que
los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliación
bancaria podría ser:
Saldo del extracto bancario: XXX
(-) Cheques pendientes de cobro: XXX
(-) Notas crédito no registradas XXX
(+) Consignaciones pendientes
XXX
(+) Notas debito no registradas XXX
(±) Errores en el auxiliar XXX
= Saldo en libros. XXX
Recordemos que en este caso, las notas debito significan una
erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para
quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el
cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.
Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto
que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el
banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los
auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma,
partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Unas ves identificadas los conceptos y valores que causan la
diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de
corregir las inconsistencias y los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es
común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor
considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es
un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los
errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las
diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos
ajustes y correcciones.
Cada
cuanto se debe realizar la conciliación bancaria.
Cuando tiene su cuenta corriente bancaria en línea y también
mantiene sus registros contables actualizados en tiempo real, puede hacer una
conciliación bancaria en cualquier momento. Pero se debe realizar esta
conciliación en forma regular y periódica, por lo menos mensualmente.
Es importante tener una conciliación bancaria que corresponde
con la fecha en que "cierre" los libros de contabilidad, por ejemplo
al fin de cada ejercicio contable, que puede ser mensual, trimestral, semestral
o anual. Este sirve como respaldo de los saldos contables que se ocupan como la
base para la generación de los estados financieros. Es conveniente que la fecha
de "corte" o cierre según el banco coincida con la fecha de cierre de
los ejercicios contables.
Que
es nota débito y crédito
Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las
empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por
errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la
respectivo cuenta.
- Nota debito: Es un
comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber
cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto
que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda
o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del
saldo de una cuenta.
- Nota
crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su
cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en
que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos,
rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o
corregir errores por exceso en la facturación. La nota crédito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Diferencia
entre una cuenta corriente y una de ahorros
Una cuenta de ahorro, te permite depositar y te da intereses si
respetas una cantidad de giros máximos...una cuenta corriente te permite
depositar, no te da intereses, tener chequera, una línea de crédito, y todos
los beneficios de ser cliente de un banco...
Cualquiera con un monto pequeño puede tener una cuenta de
ahorro...en cambio una cuenta corriente te pide varios requisitos y una
solvencia económica mínima...